【コミュニケーションを活性化】チャットツールのメリット・デメリットとおすすめアプリ3選

2020-9-13

コロナウイルスが蔓延したことで、テレワークする方が増えています。遠隔でもコミュニケーションを行うツールとして、「チャットツール(ビジネスチャットツール)」を導入した企業も大勢います。

チャットツールはメールよりもコミュニケーションを取りやすいといったメリットもありますが、単体で使うとデメリットもあります。他のツールとも連携させながら上手く利用するのが、チャットツール活用のコツです。

今回はチャットツール選定で困っている方向けにチャットツールのメリット・デメリット、最後におすすめのチャットツールアプリをご紹介していきます。

テレワークで必須のコミュニケーションツール!チャットツールとは

チャットツールとは、掲示板形式で会話を重ねながらやり取りを行えるコミュニケーションツールです。現在はテレワーク普及の影響で、ビジネスに特化したチャットツールの需要が高まっています。

チャットツールの利用者はテキストを中心に相手とコミュニケーションを行い、作業状況のすり合わせや進捗報告などを行えます。メッセージはすぐチャット内に反映されるので、当事者同士がパソコンやスマホの前にいればリアルタイムのコミュニケーションが可能です。

履歴を管理しやすい!チャットツールのメリット

ここからはチャットツールのメリットを分かりやすく解説していきます。

  • メッセージの履歴を一覧で簡単に管理できる
  • 単体のコミュニケーションにも、グループコミュニケーションにも使える
  • ファイル送信・共有も可能
  • 型式ばらずにコミュニケーションできるので、コミュニケーションを活性化できる
  • スマホアプリを使えば、外出先からでも気軽にチャットができる
  • 通知機能を使えば、重要な情報を見逃さなくて済む

メッセージの履歴を一覧で簡単に管理できる

メールでやりとりをされる方も多いと思いますが、メールだと特定の相手とのメッセージ履歴を確認するのが大変です。受信箱一覧の全メールからやり取りをさらうのは難しいですし、ソート機能でメールを絞った場合も一つ一つメールを開封してやり取り内容を確認するのは骨が折れます。

その点チャットツールを使えば、相手とのコミュニケーションを全てチャット上で管理可能です。メールを一つ一つ開けて確認するといった作業は必要なく、ツールを開いて新しいメッセージがないか確認するだけで確認が終了します。また履歴をさかのぼってのメッセージ確認も手軽にできます。

メールのように迷惑メールで本来のビジネスメッセージが埋もれてしまうといった危険もありません。スムーズなやり取りを可能にするのが、チャットツールの強みです。

単体のコミュニケーションにも、グループコミュニケーションにも使える

チャットツールでは

  • 個人用
  • グループ用

の2つのスレッドを作成して管理できます。

たとえば個人クライアントに対してはスレッドAで話し合いを行い、社内でのグループ間会議ではスレッドBを使うといった使い方が可能です。

メールだと同じ受信箱内で相手がごっちゃになって、効率的な管理が難しいデメリットもあります。チャットツールを使えば内容がごっちゃになる心配もなく、スレッド単位で簡単に話したい相手の情報を管理できます。

ファイル送信・共有も可能

チャットツールは、単に相手と話し合いをするためのツールではありません。重要な資料や納品データなどをスレッド内に送信して共有することも可能です。

メールだと相手の受け取り忘れでデータが共有できない危険性もありますが、整理がされているチャットツール内ではその心配が減ります。メールよりも共有がスムーズなので、作業効率化にもなるでしょう。

ちなみに大容量のデータをやり取りする場合は、有料プランへ登録するとやり取りがスムーズになります。費用を掛けられる場合は有料プランへ登録してみましょう。

型式ばらずにコミュニケーションできるので、コミュニケーションを活性化できる

メールの場合、「お世話になります。~でございます」というように型式ばった挨拶メッセージを添えるのが基本です。テンプレート化している場合もあるでしょうが、いちいち同じ挨拶をするのは正直面倒です。また畏まり過ぎてコミュニケーションが委縮してしまう可能性があるという欠点もあります。

その点チャットツールならば、気軽にリアルタイムでメッセージのやり取りができます。型式ばった挨拶というのは特に必要なく、自分の意見を気兼ねなく送信しやすいです。その中で新しいアイデアも出てくるかもしれません。

また会話形式でやり取りを進められるため、メッセージを考える時間が少なくて済むのも魅力です。

スマホアプリを使えば、外出先からでも気軽にチャットができる

チャットツールはブラウザタイプ、デスクトップソフトウェアタイプの他、スマホアプリタイプも用意されています。スマホアプリタイプを使えばパソコンを開く必要がなく、気軽にアプリからチャット内容を確認できます。

細かい文章を考えてメッセージを送り返すのは、画面が限られており速いタイピングができないスマホアプリでは難しいかもしれません。しかし定型的な文章を使う場合は、スマホ内の入力履歴を使ったりして簡単にメッセージを送信できます。

「スマホアプリでもメッセージを効率よく返信できるようになりたい」という方は、返信方法を自分で工夫してみてください。

通知機能を使えば、重要な情報を見逃さなくて済む

チャットツールでは、通知機能も用意されているのがメリットです。チャットツールをデスクトップソフトウェアやスマホアプリとしてインストールしているとポップアップで新規メッセージのお知らせが届くので、相手のメッセージを見逃さなくて済みます。

ただしプッシュ通知に頼り過ぎると重要なメッセージをかえって見逃す危険性もあるため、定期的にチャットツールを開いて内容を確認するようにできると安心です。

【相手の顔が見えない】チャットツールのデメリット

チャットツールにはその特性ゆえ、デメリットもあるので導入時に確認しておいてください。

  • 相手の顔が見えないので、状況を鑑みながらメッセージを送りにくい
  • 無駄なやり取りが増える可能性がある
  • メッセージの送信ミスに注意

相手の顔が見えないので、状況を鑑みながらメッセージを送りにくい

 

チャットツールはテキストベースでのやり取りになるので、相手の顔が見えません。つまり相手の顔色をうかがいながら、話し合いをするのが難しいです。このため、相手の状況を鑑みて柔軟にメッセージ内容を考えるというのが対面より難しくなるでしょう。

この問題を解決するには、チャットツールのビデオツール連携機能を使うのが有効です。ビデオツール(Web会議ツール)は相手の顔を見ながらメッセージをやり取りできる便利なツールです。チャットツールの中には利便性を高めるため、他企業が提供しているビデオツールとの連携ができるサービスもあります。

また最初からビデオツール機能が搭載されているチャットツールもあるので、チェックしてみてください。

無駄なやり取りが増える可能性がある

チャットツールの気軽に話ができる特徴はメリットになる反面、デメリットにもなります。世間話のように余計な話が増えて時間を圧迫してしまう可能性があります。世間話は気分転換の意味合いもありますから全面的に禁止するのもどうかとは思いますが、仕事中はやはりなるべくしないほうがよいでしょう。

チャットツールを使う際は、「脱線した話はしない、要件だけを分かりやすく話す」といった最低限のルールを作って対応を行うことが重要です。仕事と関係ない話で、重要なメッセージが埋もれてしまわないように注意しましょう。

メッセージの送信ミスに注意

チャットツールではCCやBCCといった設定をしなくて済むので、メールと違って送信ミスは少ないように思われます。しかし手軽にメッセージが送れるのが災いして、慌てて送ろうとすると間違った相手にメッセージを送信してしまう可能性もあります。

場合によってはトラブルになるかもしれないので、なるべく送信ミスは避けたいところです。

またメッセージを送信したつもりだったのに、やり取りがスレッド内に反映されずコミュニケーションが欠如してしまう可能性もあります。メッセージを送信した後反映されているか気になる方は、何度か画面を読み込み直してみましょう。ちなみに筆者も送信ミスを防ぐため、何度か読み込み直し作業をメッセージ送信後に行います。

AndroidでもiPhoneでも使いやすい!おすすめのチャットアプリ3選

ここからはAndroidスマホでもiPhoneでも使える、おすすめのチャットアプリを3つご紹介していきます。

  • Chatwork
  • Slack
  • LINE

Chatwork

「Chatwork」は国産のチャットツールであり、情報ソースも日本語なので安心して使い方を覚えられます。また機能がシンプルな分無駄がないので、スムーズに操作を覚えられるでしょう。

アプリ版では

  • チャットのメッセージをその場でタスク化(重要メッセージとして扱う)
  • スマホで撮影した画像や動画を簡単に共有
  • グループチャットごとにプッシュ通知を設定

といった機能を利用できます。

またビデオ通話機能が最初から搭載されているので、顔を見ながらのコミュニケーションも可能です。有料プランの場合は最大14名までビデオ会議に参加できます。

Slack

世界中で広く使われているのが、この「Slack」です。「Zoom」といった他ツールとの連携機能や、チャットのカスタマイズ性などに優れています。IT企業は特にSlackを利用する傾向にあるようです。

Slackのアプリ版では、

  • 会話をトピックやプロジェクトに分けて整理
  • ドキュメントの共有や編集
  • 通知のカスタマイズ

といった機能でコミュニケーションが活性化します。

機能が多彩な分使いこなすのに苦労するかもしれませんが、一度使ってみてください。

LINE

導入ハードルが低いと言ってよいのが、「LINE」アプリです。友達や家族とのコミュニケーション用ツールとしてすでにインストールしている方も多いでしょう。

LINEで仕事用のグループチャットや個人チャットを作ってトークルームで話し合いをすれば、仕事を円滑に進められます。画像や動画の共有もできますし、スタンプで気軽に心情を表せます。また大人数の利用は無理ですが、ビデオ会議ツール機能も搭載されているので便利です。

ただし通常のLINEで会話するのがセキュリティ面で怖い場合は、「LINE WORKS」というビジネス用チャットアプリが用意されています。LINE WORKSには

  • メンバーを一覧で確認
  • カレンダーによる日程調整
  • アンケートの作成・配信

といった機能がありビジネスで役立ちます。無料から利用可能です。

まとめ

今回はチャットツールのメリット・デメリットや選び方、最後におすすめのチャットツールアプリをご紹介してきました。

チャットツールはメールよりもメッセージが埋もれにくく、ファイル共有といった作業も効率化できる利便性の高いツールです。ただし顔が見えないといったデメリットもあるので、注意しながら使ってみてください。

今回ご紹介したツールも参考に、AndroidスマホやiPhoneで使えるチャットアプリを自分でも探してみましょう。

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