テレワークを効率化!ポモドーロテクニック(時間管理術)の特徴(管理できるおすすめアプリも解説)

2020-10-15

コロナウイルスの蔓延によって、テレワーク(リモートワーク)が推進されるようになりました。この記事を見ている方の中にも、テレワークを実行している方がいらっしゃるのではないでしょうか。

テレワークはワークライフバランスを実現できるといったメリットもありますが、同時に「会社にいないので生活リズムが崩れやすい」といったデメリットもあります。テレワークを成功させるには、負担の掛からない効率のよい働き方を自分で確立する必要性もあるでしょう。

おすすめなのが、広く実践されている「ポモドーロテクニック」です。そこで今回はポモドーロテクニックとは何か、そして特徴や実践する際に使えるおすすめアプリなどをご紹介していきます。「ポモドーロテクニックを理解して、テレワークを効率よくこなせるようになりたい」という方はぜひご覧ください。

テレワークでも効率よく作業できる!ポモドーロテクニックとは

ポモドーロテクニックとは、イタリア人の「フランチェスコ・シリロ」氏が編み出した独自の時間管理テクニックです。もともとはシリロ氏が大学生時代に、トマトの形をしたキッチンタイマーを使って時間を管理していたことがテクニック名に由来しています(ポモドーロとはイタリア語でトマトを意味する)。

ポモドーロテクニックは1980年代に考案されましたが、テレワークを始めとする仕事の時間の管理手法として今でも広く用いられています。ちなみにシリロ氏は「どんな仕事も「25分+5分」で結果が出る ポモドーロ・テクニック入門」という本を出版しており、電子書籍だと1000円前後、単行本だと1500円前後で入手可能です。今回の記事でポモドーロテクニックに興味を持たれた方は、ぜひ「Amazon」などで書籍を確認して購入を検討してみてください。

【25分+5分で時間を管理】ポモドーロテクニックの特徴

ここからはポモドーロテクニックの特徴を解説していきます。

  • 内的中断を冷静に判断して、無駄な思考をなくすためのテクニック
  • キッチンタイマーとスケジュール管理表を用意する
  • 30分を1単位として、25分を作業、5分を休憩に充てる
  • 4単位が終了したら、15~30分の休憩を取る
  • 作業内容を記録として残す
  • 記録データを確認して、改善点を洗い出しさらに作業を効率化させる

内的中断を冷静に判断して、無駄な思考をなくすためのテクニック

シリロ氏によると、人間は内的中段によって作業が非効率になります。

内的中断とは

  • 宅配でレストランのメニューを注文したい
  • Twitterの最新情報を確認して新しい投稿をアップロードしたい
  • 机の上を整理して気持ちをスッキリさせたい

といった欲求に関する事柄です。

外的な要因よりも内的中断の影響のほうが大きいので、ポモドーロテクニックではそれらを管理することによってコントロールを行い、効率のよい作業を可能とします。

欲求を否定するのではなく「今こういうことを考えていた」と冷静に考え、後で対処できるように内容をメモにかき出していくのがポイントです。作業が終わった後は、内的中断の要因になっていた事柄を済ませても構いません。無理なく仕事に時間を使えるのがポモドーロテクニックの一つのメリットです。

キッチンタイマーとスケジュール管理表を用意する

ポモドーロテクニックを実践するためには、キッチンタイマーとスケジュール表が必要です。

キッチンタイマーについては、この後説明しますが最低25分以上計測のできるタイマーを用意してください。トマト型の洒落たタイマーがあれば、気分も高まるでしょう。キッチンタイマーがなくてもこの後ご紹介するアプリを使えば、無料でポモドーロテクニックを実践可能です。

またスケジュール表については、細かく内容を記載する必要はありません。作業を行う前に今日やるべきことをタスクリストとして、

  • Twitterアカウントの指定投稿の反響を確認する
  • 投稿内容を基に改善点を洗い出す
  • 改善点を洗い出した上で、新しい投稿を行う

という風に内容が分かるように書き出せればひとまずOKです。

30分を1単位として、25分を作業、5分を休憩に充てる

ポモドーロテクニックのポイントとなるのは「30分を1つの単位として、25分=作業、5分=休憩 にする」点です。

最初の25分は、最大限に集中して作業を行います。やるべきことリストに記載した作業内容以外は一切実行してはいけません。中断もできないので注意しましょう。

そして25分後には作業を中断して、5分ほど休憩を取ります。25分後にタイマーが鳴るように事前設定を行ってください。「後2分ほどで作業が終わる」と思っても絶対に時間を伸ばしてはいけません。25:5できれいに時間を区切ることで、メリハリが生まれて最終的な作業効率化につながります。

また25分経過したら、やるべきことリストの今作業している内容にチェックを一つ入れてください。

4単位が終了したら、15~30分の休憩を取る

5分の休憩が終わったら、また新しい単位をスタートさせます。25:5で時間を区切るのは同じです。

作業を中断するたびに、作業内容のチェックを一つずつ増やしましょう。作業内容が終わったら次の作業内容に移動して、そこにチェックを新しく入れていきます。

4単位(合計120分)が終了したら、15~30分の長めの休憩を取ります。頭を整理して学習内容を染み込ませるために必要な時間です。

長めの休憩を取り終えたら、また4単位ずつ作業を進めていきます。1日の作業の終了時間が来たら長引かせずに仕事を切りましょう。

作業内容を記録として残す

1日の作業が終わったら、作業内容を記録として残していきます。記録する内容は人によって変更しても構わないそうですが、

  • 作業の日付
  • 開始時刻
  • 作業内容
  • 作業を終了させるのに掛かったポモドーロの単位の数
  • 補足(終わっていない作業については、どのくらい終わったのか内容を追加するなど)

といった項目は書いておくと後でデータを分析する際に分かりやすくて管理が楽です。

万が一開始時刻をメモし忘れていても問題はありません。しかし作業に掛かったポモドーロの単位の数は必ず計測して、データに残しておきましょう。

記録データを確認して、改善点を洗い出しさらに作業を効率化させる

ポモドーロテクニックをさらなる作業効率化へつなげられるようにするためには、分析が欠かせません。記録して保存した内容がこのプロセスで活きてきます。

1週間といった期間で作業内容を確認していき、

  • どの作業内容に時間が掛かり過ぎているか(単位を掛けすぎている作業はないか)
  • どの作業は効率がよかったか(短い単位で作業を完了できたか)
  • なぜ各作業が効率的あるいは非効率的だったのか

といった内容を分析して次のポモドーロテクニックへ活用します。

ポモドーロテクニックにおいては、単位で作業に掛かった時間を計測していくのがポイントです。25分ではなく28分といったように中途半端に単位を伸ばすと、後の計測が面倒になります。25:5できれいに区切るのは、分析が効率的になるといったメリットもあるのです。

手軽にポモドーロテクニックを実践!おすすめのアプリ3つ

ここからは手軽にポモドーロテクニックを管理できる、おすすめのアプリを3つご紹介していきます。

  • Focus To-Do
  • Focusi
  • アヴェ・クラシック

Focus To-Do

複数のメディアで紹介されている、ポモドーロテクニック管理で人気のあるアプリの一つです。

To-Doリストに今日やるべきことをタスクとしてまとめ、タイマーを利用して時間を計測できます。計測した時間はデータとして蓄積され、

  • 今週終わらせたタスク
  • 今日終わらせたタスク
  • 各作業の時間分布

などを数値や円グラフなどで簡単に確認できるのもポイントです。

またアプリには同期機能も備わっており、タブレットやパソコンなどで情報を共有しながら効率よくポモドーロテクニックを実践できるのもメリットになっています。チームでの成果共有機能も搭載されており、同僚とモチベーションを高め合いながら作業を行うことも可能です。

Focusi

広告が表示されてしまいますが、無料で利用可能です。煩わしい場合は有料プランで非表示にしましょう。

画面を固定して作業できる機能が搭載されており、スマホアプリを起動させにくい状態にすることでスマホ触り過ぎへの対策も可能です。また計測した時間は棒グラフなどで確認可能であり、頑張り具合を可視化しながらモチベーションを維持して作業ができます。

作業効率化に関する情報も確認できるので、ノウハウを貯めたいときにも利用可能です。

有料プランに入ると

  • 過去30日間や90日間など、長期の計測データを確認可能
  • ピンクといったテーマに変更ができる
  • ストップウォッチが利用できる

など機能が拡張されます。気に入った方は有料プランでさらに便利に使ってみてよいでしょう。

アヴェ・クラシック

ポモドーロテクニックを実践できるアプリとしては、一風変わっています。クラシックを擬人化した美男子キャラが出てくるので、女性向けのテクニック管理に使えるアプリかもしれません。

クラシック男子と呼ばれるキャラクターが時間管理をサポートしてくれるのが特徴で、

  • キャラクターが作業時間の終了を通知してくれる
  • キャラクターに応じたクラシックBGMを流して作業に集中できる
  • 作業でもらえるメロディーをアイテムに交換したりできる

といった機能が搭載されています。

キャラクターとは会話が可能で、ストーリーを楽しめる機能が搭載されているのもポイントです。

コンテンツにゲーム性を持たせる「ゲーミフィケーション」の手法は、ユーザーのモチベーション維持にも最適です。このアプリを使えば楽しく時間管理をしながら、作業に没頭できます。

まとめ

今回はポモドーロテクニックとは何か、そしてその特徴や管理におすすめのアプリなどをご紹介してきました。

ポモドーロテクニックは25分と5分を1つの単位として時間管理を行う手法であり、すっきりしているのが特徴です。データを収集して分析すれば、単に時間を管理するだけでなくさらに作業を効率化できます。

アプリを使えばタイマーをスムーズに設定できますし、他機能も利用できるので便利です。気になる方はぜひ今回ご紹介したアプリを一度インストールしてみてください。

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